Direct overzicht en inzicht in contractbeheer
Overzicht en inzicht
Kostenanalyse- en controlespecialist Sedico beheert enorme aantallen contracten en facturen voor haar klanten. Daarom wil de organisatie 24/7 inzicht bieden in de facturen, kosten, contracten en de bijbehorende verplichtingen. Indicia ontwikkelde een maatwerkportaal dat Sedico en haar klanten een beter overzicht en inzicht geeft in het contractbeheer.
Sedico is specialist op het gebied van kostenanalyse en controle. Het bedrijf helpt organisaties bij het managen van locatiegerelateerde kosten en contracten, zoals lokale heffingen, huur, afval, vastgoed en energie. Daarnaast verwerkt en beheert Sedico de locatiegebonden administratie van haar klanten. Sedico zorgt voor nakoming van alle contractuele verplichtingen en sluit de meest gunstige (vervolg-)contracten af voor haar klanten.
Gebrek aan structuur leidt tot risico’s
Sedico heeft grote organisaties met meerdere locaties als klant. Die locaties hebben verschillende kostenstromen en contracten. Hoe bewaar je dan het overzicht? Sedico deed dit lange tijd met behulp van een basisportaal, maar overzichten en rapportages maakten ze alsnog handmatig. De wens van Sedico was om efficiënter te gaan werken en klanten snel en duidelijk van alle benodigde informatie te voorzien. Daarom wilde ze een platform ontwikkelen waar ze de komende jaren op door kunnen bouwen.
Ze gingen op zoek naar een IT-partner die hen kon helpen hun data beter beschikbaar te maken voor klanten. Na een grondige selectieprocedure koos Sedico voor Indicia. Arnoud Visser, Business Development Manager bij Sedico, legt uit waarom: “Het voordeel van Indicia is dat zij, net als wij, met het Exact Synergy-platform werken. Daarnaast spraken de eerdere projecten van Indicia ons aan en hadden we een goede klik met onze contactpersonen, Rob en Mindy. En de prijsstelling was goed.”
Intelligente dashboards maken meest relevante informatie inzichtelijk
Om Sedico in staat te stellen efficiënter te werken, ontwikkelde Indicia een portaal op maat, met het Drupal CMS als basis en zoekmachinetechnologie van Solr. De connectivity-oplossing brengt verschillende databronnen van Sedico samen. Het portaal geeft inzicht in facturen, de afloop van contracten en brengt kosten per klant en locatie overzichtelijk in beeld in diagrammen.
Daarnaast biedt het maatwerkportaal tal van functionaliteiten die gebruikers helpen om snel de informatie te vinden die ze zoeken. Waaronder een breed scala aan zoek- en filtermogelijkheden, zoals zoeken op basis van de locatie van de klant. Het dashboard maakt de meest relevante informatie voor de klant prominent zichtbaar. Zo beschikken Sedico’s klanten gemakkelijk over de informatie die zij nodig hebben om beslissingen te nemen. Ook kunnen ze de informatie downloaden naar Excel en PDF voor verdere verwerking en analyse. Het portaal is daarnaast geschikt voor gebruik in verschillende landen. Je kiest zelf de taal, waarna ook alle data, tijden en valuta met de ingestelde taal veranderen.
Beter inzicht voor zowel Sedico als haar klanten
Met het nieuwe portaal tilt Sedico haar dienstverlening naar een hoger niveau, vertelt Arnoud. “We beschikken nu over een snel, modern en betrouwbaar portaal dat bijdraagt aan onze professionele uitstraling naar klanten. Daarnaast denk ik dat we een goede basis hebben gelegd om op voort te bouwen.”
Zowel Sedico’s relatiemanagers als klanten hebben toegang tot het portaal. Dit doet de relatie goed. De klanten van Sedico zijn nauwer betrokken bij het proces en hebben beter inzicht in de dienstverlening van de organisatie. Daardoor neemt het serviceniveau van Sedico toe.
“Met het nieuwe portaal gaat het vinden van informatie enorm snel. Het portaal ziet er ook ontzettend overzichtelijk uit” (Klant van Sedico).
Indicia flexibele, meedenkende partner
Over de samenwerking met Indicia is Arnoud te spreken: “Ik heb prettig met de contactpersonen van Indicia samengewerkt. We hebben een redelijk complexe structuur qua data en systemen, dus ik was benieuwd hoeveel moeite ik zou hebben met het uitleggen daarvan. Maar Indicia pikte het snel op. Daarnaast waardeer ik de flexibiliteit van Indicia. Tijdens het bouwen hebben we onze wensen bijgeschaafd omdat we tot nieuwe inzichten kwamen. Daar zijn ze flexibel mee omgegaan.”
Maatwerkportaal basis voor verdere ontwikkeling
Sedico beschikt nu over een modern digitaal portaal dat dankzij intelligente visuele weergaves de meest relevante contractinformatie inzichtelijk maakt voor zowel Sedico als haar klanten. En dat is nog maar het begin, vertelt Arnoud. “In de toekomst verwacht ik dat we het huidige portaal samen met Indicia verder gaan uitbouwen op basis van de feedback van onze klanten. En ook wij hebben al wensen voor de volgende versies van het portaal.” De samenwerking is dus nog maar net begonnen.
Highlights:
- 24/7 inzicht in status contractuele verplichtingen
- Efficiëntere en minder foutgevoelige dienstverlening
- Betere klantrelatie en groter klantvertrouwen
- Snel inzicht in de meest relevante informatie
- Complexe, veelzijdige data overzichtelijk presenteren
Vind je deze case interessant? Vraag een vrijblijvende sessie aan om te kijken wat wij voor jou kunnen betekenen!
